Analyse hoch3

Wie schön es ist, wenn man merkt, dass es auch gut tut eine eher langweilige Vorlesung zu besuchen, habe ich die letzten Wochen gemerkt.

Ich erinnere mich noch genau daran, wie es war als der Dozent uns erzählte, welche Analysemethoden es gibt und in welchen Fällen man sie anzuwenden hat.

Die Vorlesung war langweilig, die Klausur nicht all zu gut aber nun bin ich mir sicher, ich hab’s kapiert.

In den letzten beiden Wochen haben wir das Lokalkomitee komplett umgekrempelt und neu organisiert.. Warum, das erzähl ich euch jetzt:

AIESEC in Barquisimeto ist ständig von großen Mitgliederschwankungen betroffen. Es gibt Jahre (eher Monate) das sind es bis zu 30 Member und in manch anderen leider 2 oder 3. Das hängt damit zusammen, dass die Universität, an der AIESEC angesiedelt ist, eine der besten in Venezuela ist und die Studenten einen extrem straffen Stundenplan haben um überhaupt über die Runden zu kommen. Es ist nicht selten, dass auch in den Semesterferien Kurse besucht werden um das Vorlesungspensum erfüllen zu können. So ist logischerweise die Zeit für AIESEC recht knapp bemessen.

Bevor ich ankam und in der Zeit, in der ich nun hier bin, befindet sich das Lokalkomitee mal wieder in einer Tiefphase und es sind nur 6 Member übrig, die mehr oder weniger arbeiten wollen.

Um dem Problem entgegen zu wirken starteten wir eine Kampagne (über die werde ich noch ausführlich berichten) um neue Member zu bekommen. Das hat bis jetzt auch ganz gut geklappt. Um diesen motivierten Studenten allerdinsg eine vernünftige und strukturierte Arbeitsgrundlage zu geben, musste das Lokalkomitee komplett neu aufgebaut werden. Wir fingen quasi von null an, als hätte es AIESEC in Barquisimeto noch nie gegeben.

So viel zum Hintergrund und nun dazu was wir so alles gemacht haben.

Wie immer, wenn man ein Unternehmen, ein Produkt oder was auch immer verkaufen oder neu auflegen möchte, sollte man erst ein mal schauen, „wo stehen wir eigentlich und was sind unsere Stärken und Schwächen“. Und an dieser Stelle kommt schon das erste Analysetool zum Einsatz.

Die SWOT-Analyse. Eine Methode mit der man die Stärken, Chancen Schwächen und Gefahren eines Unternehmen kategorisieren und auswerten kann. Je nach dem wie viele Punkte man in den einzelnen Bereichen hat kann man unterschiedliche Strategien entwickeln um das Unternehmen (in diesem Fall AIESEC) auf die richtige Bahn, bzw. nach vorne zu bringen.

Da AIESEC in verschiedene Bereiche aufgeteilt ist (External Relations, Talent Management, Finance, Exchange) wurde diese Methode auf alle Areas angewendet. Ebenfalls wurde die Analyse für das gesamte Komitee vorgenommen. Dabei kamen recht erstaunliche Ergebnisse heraus. Zwei DIN A4 Seiten mit Problemen und Gefahren und nur 8 Zeilen mit Stärken und Chancen.

Auf den ersten Blick sah das alles sehr ernüchternd aus und wir sprachen schon darüber ob es überhaupt Sinn macht, AIESEC weiterzuführen. Ja, es war ein deprimierender Tag.

Aber was wäre AIESEC, wenn man bei jedem Tiefschlag gleich aufgeben würde. Eben, es würde nicht existieren.

Die Disukussionen gingen also weiter und wir hielten an den 8 Zeilen fest, die wir hatten um Ziele für die nächsten 6 Monate zu setzen.

Es funktioniert, nach einer sehr langen Nacht hatten wir 4 realisierbare Zeile für jeden Bereich zusammen. Glücklich und Zufrieden ging es erst mal ins Bett.

Aber nur die Ziele zu haben ist noch lange nicht alles, was man neuen Membern bieten muss, dass sie auch motiviert sind zu arbeiten.

Und hier half mir eine weitere Vorlesung :)

Derzeit ist das Lokalkomitee folgendermaßen organisiert:

Jeder Bereich hat seinen „Vorsitzenden“ (Vice President (VP)), der verantwortlich ist. Über allen steht der Präsident. Das ist soweit auch ganz gut, denn es ist die normale Ordnung, die überall bei AIESEC herrscht. Allerdings wird hier alles zusammen entschieden, egal wie wichtig oder wen diese Entscheidung betrifft. Dazu kommt, dass hier jeder alles machen möchte. So weiss man nie genau, wer gerade an welchem Brennpunkt arbeitet oder mit welcher Firma spricht. Ihr seht das perfekte Chaos.

Um das zu beheben wurde erst mal der Sinn und die Aufgaben bzw. die Position eines Präsidenten und VP besprochen und erläutert. Nach vielen Diskussionen (hier wird sehr gerne diskutiert) sind wir aber zu einem schlüssigen Ergebnis gekommen und können sagen, jetzt ist es jedem klar, was eine Führungsposition zu tun hat.

Die Struktur des Komitees zu finden, war dann doch eher die leichtere Aufgabe. Das Lokalkomitee ist jetzt so organisiert, dass es eine eindeutige „Hackordnung“ gibt. Der Präsident steht am Kopf des Ganzen und die Vice Presidents führen die einzelnen Bereiche. Die VPs und der Präsident ergeben zusammen das Executive Board (EB), dass das Komitee führt und nun die Entscheidungen alleine trifft. Dazu wurde es schließlich auch gewählt.

Die Member hier sind begeistert, dass jetzt endlich mal alles seine Ordnung hat und jeder weiss, mit wem er bei welchem Problem sprechen muss.

Um die Planung zu vervollständigen, ging es heute ans Eingemachte. Es wurde lange besprochen bis zu welchen Zeitpunkt man welches Ziel erreicht haben sollte.

Nach ein paar allgemeinen Gesprächen über Membermotivation, Zeitmanagement und Führungspositionen wurde der Tag mit einer riesen Pizza und wässrigem Bier (das ist Standard hier) erfolgreich abgeschlossen.

Aus meiner Sicht kann ich sagen, der Plan kann aufgehen, wenn sie sich ein bisschen in Disziplin üben. Was hier so manchen recht schwer fällt. Aber es kann funktionieren und ich drücke ganz fest die Daumen.